Coordinador Administrativo 128935100% presencial

MCCCD - Colegio Comunitario de Paradise Valley -

Duración: 3 meses a partir de la fecha de inicio prevista

Ubicación: 18401 N 32nd St.Phoenix 85032

Tarifa: $ 23 / hora en W2

Cierre de posición : 11/04/2024 15:00:00

 

**El recurso DEBE ser capaz de limpiar un historial del Paquete A de 7 años y firmar un acuerdo de confidencialidad.***

 

Candidatos solo locales - Los currículos deben especificar la ubicación actual del candidato, no se considerarán todos aquellos que no indiquen la ubicación actual. - RECORDATORIO: los candidatos deben estar locales en el momento de la presentación y estar disponibles para entrevistas en persona dentro de 1 semana de la fecha de cierre de la publicación. Los candidatos también deben poder comenzar dentro de las 2 semanas posteriores a la presentación de una oferta.

 

La fecha tentativa de inicio dependerá de las entrevistas realizadas, el proceso exitoso de verificación de antecedentes y la agencia estatal

 

Título de Asociado de una institución acreditada regionalmente y

Tres años de experiencia avanzada en apoyo administrativo de oficina, secretariado o relacionada en la prestación de actividades de coordinación de oficinas, preferiblemente con personal de nivel ejecutivo.

O

Se puede considerar una combinación equivalente del título conferido y la experiencia laboral a tiempo completo directamente relacionada, como se describe anteriormente, suficiente para realizar con éxito las tareas esenciales del trabajo, como las enumeradas anteriormente, a menos que esté sujeto a cualquier otro requisito establecido en la ley o el reglamento.

 

Proporciona apoyo administrativo o de programas, proyectos o proyectos complejos y avanzados al personal de nivel ejecutivo. El Coordinador Administrativo se enfocó en brindar apoyo administrativo avanzado y coordinación de programas/proyectos relacionados para el personal de nivel ejecutivo (incluye Decanos, Directores de Distrito, Vicepresidente Asociado, Vicepresidente Asociado Senior, Vicepresidente, Vicerrector Asociado, Vicerrector, Vicepresidente Ejecutivo, Director de AZ SBDC y Consejo Ejecutivo del Canciller). El Coordinador Administrativo ejerce algunas decisiones operativas guiadas por políticas, prácticas o procedimientos, al tiempo que determina la prioridad y el orden en que se realizan las tareas, e interpreta las directrices para resolver problemas. Los contactos de trabajo incluyen a todos los niveles del personal del Distrito, así como a líderes comunitarios y empresariales. Además, esta clasificación se distingue en que los titulares pueden dirigir y/o supervisar al personal de plantilla a tiempo completo no exento.

 

● Coordina, monitorea y soluciona problemas de proyectos y programas asignados

● Crea, corrige, edita y/o verifica documentos, informes, presentaciones, correspondencia y materiales relacionados.

● Desarrolla y mantiene sistemas de archivo y mantenimiento de registros de acuerdo con los

 

● Brinda soporte de comunicación y enlace a clientes internos y externos; responde a consultas relacionadas con políticas y procedimientos; Distribuye comunicados de información pública aprobados

● Asiste y contribuye en reuniones relacionadas con proyectos, programas o funciones asignadas; toma nota de los compromisos contraídos por el personal y hace un seguimiento de ellos;

● Actúa como punto de contacto principal para el ejecutivo y/o departamento o división para las partes interesadas externas e internas y responde a las consultas y explica las reglas, regulaciones, políticas y procedimientos.

● Responde a las consultas de una variedad de contactos internos y externos siguiendo la política, la práctica y el procedimiento o según lo asignado

● Prepara y mantiene horarios, coordina calendarios, investiga y hace arreglos de viaje para ejecutivos

● Investiga información relevante de una variedad de fuentes y compila documentos y otros materiales de origen y revisa los procedimientos del departamento / división para garantizar el cumplimiento y recomendar mejoras o acciones correctivas

● Puede proporcionar asistencia para la solicitud, la compra, el almacenamiento, el seguimiento, la creación de tickets de asistencia y la emisión de suministros de oficina, contratos de arrendamiento, acuerdos de mantenimiento de equipos y/o equipos de instalaciones como escritorios, máquinas de oficina y equipos de archivo.

● Coordina el inventario y la reposición de suministros de oficina y servicios de mantenimiento de equipos de oficina

● Supervisa y realiza un seguimiento de los presupuestos, la financiación y los gastos; Ayuda con la preparación del presupuesto mediante la recopilación y compilación de datos de múltiples recursos

● Investiga y resuelve discrepancias presupuestarias o fiscales o transacciones relacionadas

● Coordina los plazos priorizando las demandas de trabajo y asignando/monitoreando el trabajo realizado, según lo asignado

● Identifica las necesidades de desarrollo y proporciona capacitación, tutoría y entrenamiento al personal, según se le asigne.

● Participa en actividades de contratación, disciplina y despido, según se le asigne

● Planifica, organiza, asigna, supervisa, revisa y evalúa el trabajo del personal, según se le asigne

● Se adhiere y garantiza el cumplimiento de las políticas y procedimientos aplicables y salvaguarda la información confidencial

 

● Principios y prácticas de apoyo administrativo avanzado de oficina relacionados con áreas de responsabilidades como canales de comunicación, delegación de autoridad, enrutamiento de correspondencia.

● Prácticas comerciales estándar o mejores relacionadas con las asignaciones de trabajo administrativo

Principios de presentación y mantenimiento de registros

● Conceptos matemáticos y de adquisiciones de negocios

● Usos y propiedades de los insumos y equipos

● Técnicas y métodos para organizar, priorizar, asignar y monitorear el trabajo, según se le asigne

● Prácticas y métodos de coaching y liderazgo en el trabajo de otros, según se le asigne.

● Principios, prácticas y técnicas de supervisión, según se les asigne

● Leyes, códigos y reglamentos federales, estatales y locales aplicables (según la asignación)

● Principios de servicio al cliente

● Equipo especializado relevante para el área de asignación

● Tecnología de oficina moderna

 

 

● Coordinación de plazos, priorización de demandas de trabajo y asignación/seguimiento de los trabajos realizados

● Solución de problemas y resolución de problemas relacionados con los detalles administrativos de los proyectos o funciones asignadas

● Seleccionar y aplicar un conjunto de normas, procesos, procedimientos, prácticas y políticas para que los servicios administrativos/de oficina realicen tareas interrelacionadas y/o atípicas

● Redacción, diseño, formateo y edición de documentos, correspondencia, presentaciones y otros materiales de comunicación

● Análisis y comparación de datos e información

● Organizar, actualizar y mantener los datos, registros, archivos y documentación del sistema

● Proporcionar apoyo de comunicación y enlace del área o proyecto asignado

● Seguimiento de inventarios y procedimientos de control de adquisiciones

● Organizar tareas, cumplir con los plazos y priorizar las demandas que compiten entre sí

● Realización de cálculos matemáticos empresariales y seguimiento de presupuestos y propuestas

● Gramática inglesa, corrección de pruebas y corrección de errores

● Desescalar conflictos y/o resolver problemas rutinarios a problemas difíciles

● Prestar atención a los detalles en las tareas

● Entrenamiento y entrenamiento del personal

● Supervisar y evaluar el desempeño, según lo asignado

● Proporcionar dirección a otros para cumplir con las normas, según se les asigne.

Interpretación y aplicación de las leyes, códigos, reglamentos y normas aplicables (según la asignación)